Protseduurireeglid

Prindi

1. Üldsätted

1.1 Protseduurireeglid on töötatud välja selleks, et üheselt mõista organisatsiooni toimimise mudelit.
1.2 Protseduurireeglid kinnitab Juhatus.

2. Juhatus

2.1 Üldsätted
2.1.1 Juhatuse tegevuse eesmärk on saavutada järgnevaks perioodiks püstitatud eesmärgid, mida saab muuta ainult Üldkoosolek, tagades sellega strateegiate järjepidevuse.
2.1.2 Juhatuse liikmete tegevus peab olema omavahel kooskõlastatud.
2.1.3 Juhatuse tegevus ITL-i nimel peab olema kooskõlas ITL-i ühiste seisukohtadega.

2.2 Koosseis
2.2.1 Juhatuse liikmed valib Üldkoosolek.
2.2.2 Juhatus valib oma liikmete hulgast Juhatuse esimehe (President) ja Aseesimehe (Asepresident).
2.2.3 Juhatuse esimees peab olema valitud 2 (kahe) nädala jooksul Juhatuse ametisse nimetamisest.
2.2.4 Iga Juhatuse liige koordineerib konkreetse temaatika (edaspidi valdkond) arendamist.

2.3 Juhatuse tegevus
2.3.1 Juhatus koostab oma tegevuse planeerimiseks arengukava (edaspidi arengukava), mis kajastab ITL-i tegevuse prioriteete järgneval perioodil.
2.3.2 Juhatus töötab Arengukava välja, kinnitab selle ning teeb liikmetele teatavaks 6 (kuue) nädala jooksul arvates Juhatuse ametisse asumisest.
2.3.3 Arengukavas tuuakse välja Valdkondade juhid, algatatavad projektid, nende läbiviimise ajagraafikud ja projektide eest vastutajad.
2.3.4 Juhatus kontrollib ja analüüsib arengukava täitmist vähemalt 1 (üks) kord 6 (kuue) kuu jooksul ning koostab selle kohta arengukava täitmise vahearuande (edaspidi arengukava täitmise vahearuanne) ning esitab selle teistele ITL-i liikmetele vähemalt 2 (kaks) nädalat enne Üldkoosoleku toimumist.
2.3.5 Juhatus koostab arengukava täitmise lõpparuande (edaspidi Lõpparuanne) oma ametiaja lõppemisel, esitades selle teistele ITL-i liikmetele vähemalt 2 (kaks) nädalat enne juhatuse vastava kooseisu viimase Üldkoosoleku toimumist.
2.3.6 Üldkoosolekul esitab Juhatuse esimees ettekande arengukava täitmisest, milles esitab ka oma järelduse eesmärkide saavutamise või mittesaavutamise kohta.
2.3.7 Juhatuse töö korraldamise eest vastutab Juhatuse esimees.
2.3.8 Kui Juhatuse liige ei täida endale võetud kohustusi, siis astub ta Juhatusest tagasi.

3. Valdkonnad

3.1 Üldsätted
3.1.1 Valdkonna juhi eesmärk on tulenevalt Arengukavast viia ellu vastavas Valdkonnas püstitatud eesmärgid.
3.1.2 Valdkonna juhtide tegevus peab olema omavahel kooskõlastatud.
3.1.3 Valdkonna arendamises osalevate liikmete tegevus ITL-i nimel peab olema kooskõlas ITL-i ühiste seisukohtadega.

3.2 Koosseis
3.2.1 Valdkonda juhib Juhatuse poolt määratud Juhatuse liige.
3.2.2 Valdkonna juht peab olema määratud samaaegselt Juhatuse esimehe valimisega.
3.2.3 Valdkonna juhi lahkumisel Juhatusest määrab Juhatus nimetatud Valdkonnale uue juhi või lõpetab vastava Valdkonna arendustegevuse.
3.2.4 Valdkonna arendamises võivad osaleda kõik ITL-i liikmete esindajad.
3.2.5 Mitte ITL-i liikme esindaja osalemise Valdkonna arendamisel otsustab konkreetse Valdkonna juht.
3.2.6. Valdkonna juht võib teha juhatusele ettepaneku moodustada Valdkonna arendamiseks nõukodasid või toimkondi, kuid nende moodustamine ei ole valdkonna juhile kohustuslik ja nende vajadus sõltub liikmete osalemise huvist.
3.2.7. Nõukoja või toimkonna esimeheks võib juhatus määrata valdkonna juhi või ITL-i liikme esindaja.

4. Tegevmeeskond

4.1 Üldsätted
4.1.1 Tegevmeeskonna tegevuse põhieesmärk on toetada Juhatus e tegevust tehnilisest ja korralduslikust küljest.

4.2 Koosseis
4.2.1 Tegevmeeskonda juhib tegevjuht.
4.2.2 Tegevmeeskonna koosseisu komplekteerib tegevjuht
4.2.3 Tegevmeeskonna liikmete osalemise valdkondade arendamisel korraldab tegevjuht.

4.3 Tegevmeeskonna tegevus
4.3.1 Tegevjuht määrab iga valdkonna juurde ühe tegevmeeskonna liikme hiljemalt Arengukava kinnitamise ajaks.
4.3.2 Tegevmeeskonna liige täidab vastutava sekretäri rolli (töökavade ja aruannete vormistamine, koosolekute korraldamiseks ruumide broneerimine, osalejate informeerimine, koosoleku protokollimine jne.), vastavalt Valdkonna juhilt saadud korraldusele.
4.3.3 Tegevmeeskonna liige vormistab Arengukava punktis 2.3.2 toodud tähtajaks, lähtuvalt Juhatus es tehtud otsustele.
4.3.4 Arengukava täitmise vahearuanded vormistab tegevmeeskonna liige, lähtuvalt Juhatus es tehtud otsustele.
4.3.5 Arengukava täitmise lõpparuande vormistab tegevmeeskonna liige punktis 2.3.5 toodud tähtajaks, lähtuvalt Juhatus es tehtud otsustele.
4.3.6 Tegevmeeskonna tegevuse eest vastutab tegevjuht.

5. Infovahetus

5.1 Dokumentide avalikustamine
5.1.1 Liikmetele on avalikud järgmised dokumendid:
a) Arengukava;
b) Arengukava täitmise vahe- ja lõpparuanded;
c) Koosolekute protokollid;
d) Nõukojas, toimkonnas või töögrupis käsitletavad teemad (töö volitused) ning koosolekute päevakorrad;
e) Nõukoja, toimkonna või töögrupi töö lõpptulemuse aruanne.
f) Nõukoja või toimkonna koosolekute protokollid juhul kui grupp koos valdkonna juhiga juurdepääsu osaliselt või täielikult ei piira.
g) Töögrupi koosolekute otsused juhul kui grupp koos valdkonna juhiga juurdepääsu osaliselt või täielikult ei piira.
5.1.2. Nõukoja, toimkonna või töögrupi koosoleku sisendmaterjal on kasutamiseks ainult grupi registreerunud liikmete (persoonide) jaoks ja seda ei avalikustata kõigile liidu liikmetele.
5.1.3. Juhul kui on vaja seada käsitletavale dokumendile ( kiri, memo, jms) kitsamat teadjate ringi kui kogu ITL-i liikmeskond, määrab piirangu dokumendi esitaja, konsulteerides vajadusel valdkonna juhiga.
5.1.4 Punktis 5.1 nimetatud dokumentide avalikustamise eest vastutab tegevmeeskonna liige.
5.1.5 Punktis 5.1 nimetamata dokumendid avalikustab Valdkonna juht või tegevmeeskonna liige vastavalt Valdkonna juhilt saadud korraldustele.
5.1.6 Dokumendid avalikustatakse ITL-i siseveebi kaudu, erandjuhtumil valdkonnajuhi otsusel e-maili teel või muul kirjalikul viisil.

5.2 Siseveebi juurdepääsu õigused
5.2.1 Tegevjuhi poolt määratud ühel tegevmeeskonna liikmel on kõik õigused ITL-i siseveebi haldamiseks (administraator).
5.2.2 Tegevmeeskonna liikmetel on õigus siseveebis olevaid dokumente lugeda, juurde lisada ja muuta.
5.2.3 Igal ITL-i liikmel on õigus siseveebis olevaid dokumente lugeda, mille tarvis antakse firma juhile ning tema taotlusel töötajale personaalne juurdepääsu parool.
5.2.4 Parooli kasutamine ettevõtte siseselt korraldatakse selliselt, et oleks tagatud siseveebis oleva info salastatus kolmandate isikute suhtes (ITL-i mitte kuuluvate ettevõtete töötajad).
5.2.5. ITLi liikmesfirma kohustus on korraldada ITL-i siseveebi kasutamine selliselt, et oleks tagatud infole juurdepääsu piirang kolmandate isikute suhtes (s.o. ITL-i mittekuuluvate ettevõtete esindaja ja teised isikud).
5.2.6. Valdkonna juhtidel on õigus oma valdkonna piires administreerida ITLi siseveebis valdkonda puudutavat dokumentatsiooni, milleks eraldatakse vastavad juurdepääsuõigused.

6. ITL koostöö printsiibid

6.1. ITL-i roll esindamisel
6.1.1. ITL-il on roll esindada:
- IKT sektorit sektorit läbi liidu liikmesettevõtete;
- enda liikmeskonda;
- osade liikmete gruppi;
6.1.2 Liidu avalikes positsioonides kasutatakse järgnevat sõnastust: „ITL esindab liikmeskonda, kes moodustavad x% tööstusharust“

6.2. Ühise arvamuse kujundamise tavad ITL-is
- ITL otsib igal juhul konsensust;
- Kui arvamused on pooleks, siis ITL ühist seisukohta ei esita või avaldab vajadusel mõlemad;
- Kui liikmete seisukohtades ei ole üldse ühisosa, siis väljendatakse ühise seisukoha puudumist;
- Kui vähemalt üks liige jääb eriarvamusele, siis see lisatakse ITL-i positsioonile (eriarvamus on ITL-i positsiooni osa);
- Eriarvamuse kujundamiseks tuleb anda mõistlik aeg;
- Eriarvamus saadetakse liikmeskonnale enne positsiooni lõplikku väljasaatmist laiali;
- Kui ITL ei pea teema kohta seisukoha esitamist vajalikuks, siis väljendatakse seda;
- Kui ITL-i koostatud seisukoht on liikmetele saadetud otsustamiseks siis tähendab mitte vastamine ettepanekuga nõustumist.

6.3. Ettepanekut koostava huvigrupi suurus
- Sõltumata teema algatajate arvust on positsioon ITL-i positsioon, kui nõukoda on sellega nõus;
- Juhul kui nõukoda on otsustanud teemat mitte arutusele võtta on liikmetel võimalik pöörduda juhatuse poole;
- Juhatus ei aruta (otsusta) teemasid sisuliselt, otsused langetatakse nõukojas (alamtöögrupis). Nõukojas tehtud otsusele hiljem eriarvamuse esitamist juhatuses arutama ei hakata. Soovi korral on liikmel võimalik pöörduda lahenduse saamiseks liidu aukohtusse.


Kinnitatud juhatuse otsusega 13. jaanuar 2004
Muudetud juhatuse otsusega 06. mai 2005
Muudetud juhatuse otsusega 05. juuli 2005
Muudetud juhatuse otsusega 09. märts 2016