E-arve kui võti turvalisse ning bürokraatiavabasse ettevõtluskeskkonda

Ettevõtete endi vahel liigub e-arveid vaid umbes 23 protsenti. Miks see nii on ja miks tasuks ettevõtjatel e-arveid eelistada?

Mis on e-arve?
Esmalt on oluline defineerida, mis on “e-arve”. Oleme harjunud nimetama kõiki meili või mõne muu digikanali kaudu saadetavaid arveid e-arveteks. Siin tuleks majandusmaailmas kasuks terminite revolutsioon. Klassikalised meili teel saadetavad PDF-arved on elektroonsed nende saatmisviisi tõttu, st neid arveid ei edastata tiguposti kaudu. Elektroonne saatmine ei tee neid aga e-arveteks.

E-arve on arve, mis sisestatakse süsteemi üks kord ja milles olevad andmed on arvutite vahel masinloetavad. See tähendab, et e-arve liigub koos kogu vajaliku infoga ühest süsteemist teise ning arvel olevat infot on võimalik lihtsasti ja automaatselt korduvkasutada, näiteks mistahes aruannete automaatseks koostamiseks.

Milleks meile e-arve?
Standardiseeritud ja masinloetav e-arve on turvaline ja täpne, parandab andmete kvaliteeti ja säästab asjaosaliste aega. E-arve edastaja ei pea saatma kliendile e-kirju ja arve saaja ei pea oma süsteemi arveinfot käsitsi toksima. Andmeid on seeläbi võimalik kontrollida, väheneb vigade hulk, oluliselt kasvab arvete töötlemise kiirus, arve eluiga ja arve liikumine on läbipaistvam.

Seega teevad e-arved ning kogu muu reaalaja majanduse ökosüsteem ettevõtjate elu lihtsamaks. Kunstnik, giid või loovkirjutaja, kes ei taha raamatupidamisest midagi teada, pääseksid isegi selle õnnetu PDF-i tegemisest, sest arve saab valmis klõpsata veelgi kiiremini. Samuti ei pea e-arveid kasutades enne jaanipäeva eelmise aasta arveid kokku otsima, et siis õigeks ajaks majandusaasta aruannet esitada.

Komistuskivid e-arvete juurutamisel
Rahandusministeerium ning Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium tellisid eelmise aasta lõpus Ernst & Young Baltic AS-ilt uuringu, et analüüsida e-arvete kasutamist avalikus ja erasektoris. Selgus, et e-arvete vähese kasutuselevõtu põhjusteks ettevõtlussektoris on väikeettevõtete puhul:

▹ vähene teadlikkus
▹ madal motiveeritus
▹ tehnoloogilised takistused ning
▹ kartus e-arvete rakendamise keerukuse ees

Tehnoloogiliste takistuste alla kuuluvad need olukorrad, kus ettevõttel puudub tehniline valmisolek e-arvet väljastada ja vastu võtta. Selle põhjuseks võib olla näiteks majandustarkvara puudumine või piiratud funktsionaalsusega majandustarkvara kasutamine. Tehnoloogiline takistus väljendub ka e-arve kasutusele võtmise, saatmise ning vastuvõtmise protsessi keerukuses ja tülikuses lõppkasutaja jaoks.

Valdkond aga areneb kiiresti ja tänaseks on peaaegu kõik enim kasutatavad majandustarkvarad ühendatud e-arvete edastamise teenusesse ning olemas on ka tasuta lahendused e-arvete saatmiseks. Esimese e-arve koostamisel on aga kindlasti oluline arvestada nö “õpikõveraga”, mis on olemas iga uue lahenduse, tegevuse või teenuse juures. Esimene edastus võib olla edaspidistest pisut keerukam, kuna valitakse ja seadistatakse oma tarkvara ning uus lahendus võib vajada harjumist.

E-arvete vähese kasutamise põhjuseks on ka vähene motivatsioon. Kui arvete mahud on väikesed ja arved olemuselt lihtsad, ei ole arvete töötlemine ülemäära suur ressursikulu ning vajadus e-arveldust kasutada puudub. Nii pole arusaadavalt ka piisavalt motivatsiooni, et süveneda e-arvete kasulikkusesse ja ainuüksi e-arvest rääkimise peale võib laubale tulla külm hirmuhigi.

Riik tuleb ettevõtjale appi
Et kasvaks ettevõtjate teadlikkus e-arvete kasuteguritest ja erasektoris kasutataks üha rohkem e-arveid, on riik aitamas mitmel suunal. Tekst jätkub…

Terviktekst, mille valmimisele aitas kaasa ka ITL-i e-arvete töörühm, ilmus 4. juulil 2022 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi blogis.