Ekspert: õige pea jõustuvad uued arvete esitamise reeglid.

E-arved säästavad ka aega ja toovad kaasa raha kiirema laekumise. Mida peab teadma iga väikeettevõtja veel teadma, selgitab Acros Finantsi juht Remo Reinsalu.

Enam kui 200 organisatsiooni finantsarvestuse eest vastutava Remo Reinsalu hinnangul ei saa Eesti kümme tuhat väikeettevõtjat ligilähedaseltki hästi aru, kui suured muutused arvete saatmises-vastuvõtmises ees ootavad.

«Kui ka ollakse e-arvetest kuulnud, siis enamasti on levinud täiesti alusetud müüdid, mis on tegelikkusele kohati risti vastupidised. Reaalsus on see, et e-arved otseselt säästavad raamatupidamisele ehk ettevõtja jaoks kõrvalisele tegevusele kuluvat aega, samuti vähendavad arvete maksmata jätmist. Ja võib arvata, et juba selle aasta teises pooles hakkab sisuliselt iga Eesti ettevõtja tundma klientide survet e-arveid kasutada,» selgitas Reinsalu.

Väikeettevõtete finantsarvestuse kogenud juht tõi välja kolm punkti, mida iga Eesti ettevõtja, ka nn ühemehefirmad ja mikroettevõtted, peaksid e-arvetele üleminekust teadma.

Suur muutus pärast jaanipäeva – seni vaid riigi käes olevat võimu saab nüüd rakendada iga veidi suurem firma
Juba mitu aastat on Eestis kehtinud kord, et kõigi avalikule sektorile müüdud kaupade ja teenuste eest peab esitama e-arve. See juba on pannud paljud suured ettevõtted e-arvetele üle minema. Võib hinnata, et täna juba esitatakse enamik arveid Eestis e-arvetena.

Juuli alguses jõustub aga seadusemuudatus, kus samamoodi, nagu seni sai riik, saab hakata oma tarnijatelt e-arveid nõudma iga ettevõte. Praktikas toob see kaasa ilmselt selle, et veel enam Eesti mõistes keskmise suurusega ettevõtteid läheb samuti e-arvetele üle – sest saavad neid nüüd nõuda ka oma väikefirmadest tarnijatelt.

Muutus ei toimu kindlasti üleöö, aga ilmselt iga kuuga aina rohkem ka päris väikesi ettevõtteid hakkab tundma, et klientide hoidmiseks ja uute leidmiseks on mõistlik minna ka ise üle e-arveldamisele. 2030. aastast muutub e-arveldamine kohustuslikuks ka Euroopa Liidus ühest riigist teise müümisel – aga sellist ettevõtlust on väga palju ja aina rohkem.

Seega e-arvete üldreegliks ja sisuliselt igaühele kohustuslikuks muutumine on vältimatu ja toimub järgneva paari aasta jooksul samm-sammult niikuinii. Soovitus igale Eesti ettevõtjale on minna omaenda konkurentsivõime huvides e-arvetele üle võimalikult vara.

E-arved pole kosmoseteadus – nende kasutamine on lihtsam kui arveldamine seni
Mis üldse on e-arve? See on otse andmete saatmine raamatupidamise arvutiprogrammide vahel. Vanasti (aga Eestis sageli veel siiamaani) esitati arveid nii, et raamatupidaja koostas iga kord uuesti arve dokumendi, müüja saatis selle e-postiga ostjale ja ostja raamatupidaja toksis arve pealt vajaliku info oma raamatupidamisprogrammi. Vahepeal pidid veel mõlema poole erinevad spetsialistid ja juhid arveid üle vaatama ja kinnitama.

E-arve puhul liiguvad aga samad andmed soovi korral sekunditega ühe klõpsuga otse müüja raamatupidamisest ostja raamatupidamisse, ilma, et inimene peaks andmeid eraldi sisestama. Ülevaatamine ja kinnitamine käib samuti mugavalt sealsamas programmis. Kaasa saab panna aktid ja saatelehed. Kui on küsimusi või vaidlustusi, saab neid esitada sealsamas süsteemis – ja ühtlasi tekib automaatselt arvete arhiiv, kõik dokumendid ja suhtlus on ühes kohas, mitte tarkvarades ja kirjakastides laiali. On ilmselge, kuidas kõik osapooled iga arve saatmisel-vastuvõtmisel aega ja vaeva säästavad.

Oluline on teada, et e-arveid saab saata ja vastu võtta kõigis Eestis levinud raamatupidamisprogrammides. Eesti keeles ja väga soodsalt või kohati lausa tasuta on saadaval ka mitmeid e-arvete programme neile, kes teevad raamatupidamist n-ö käsitsi. Kokkuhoitud aeg kaalub selle minimaalse kulu igal juhul üles. Erinevate võimaluste leidmiseks piisab kiirest guugeldamisest, näiteks otsinguga «e-arved väikeettevõttele».

E-arvetega saab panna kliente korralikumalt arveid ära maksma
Iga vähegi kauem tegutsenud väikeettevõtja on puutunud kokku olukordadega, kus kliendile saadetud arve tasumise tähtaeg on ammu üle, aga meeldetuletamise peale selgub, et arve jäi teiste e-kirjade seas kiirel päeval tähelepanuta või ootab endiselt juhataja kirjakastis. Või kümnel varasemal korral arve vastu võtnud projektijuht nüüd enam ettevõttes ei tööta. Või ostja kontaktisik enda arust saatis arve edasi, kuid tegelikult jäi siiski nupule vajutamata.

Võimalusi, kuidas arve võib inimlike vigade, hajameelsuse või ülekoormuse tõttu maksmata jääda, on sama palju kui ettevõtteid. Tuleb ka ette, et ostja hakkab pahatahtlikult väitma, et pole arvet saanudki või muud sellist. Samas eriti väikeettevõttele võib suurema kliendi maksmata arve tähendada vahel, kas enda palkade maksmiseks on raha või ei ole.

E-arvetega arvete sellise «ärakadumise» muret ei ole, sest pole üldse PDFigi, mis võiks kahe silma vahele jääda. Kuna andmed liiguvad otse ostja raamatupidamisse, siis kohe, kui müüja arve saadab, on ka ostja juures märk maas, et see arve tuleb selleks ajaks ära maksta.

Remo Reinsalu hinnangul meenutame me viie või kümne aasta pärast tänast aega, kui e-postiga arveid saime ja käsitsi raamatupidamisse sisse kandsime, hämmeldusega. «Ilmselt peagi oleme vanasti käsitsi arveldamise üle sama jahmunud kui praegu näiteks selle üle, et veel paarkümmend aastat tagasi sõideti autos lahtise turvavööga ja seda isegi maanteel. Alguses vaadati ka turvavööd altkulmu, sest ei oldud sellega harjunud. Mõneti sarnane lugu on praegu e-arvetega – kuid taas tuleb uute harjumuste omaksvõtuga kaasa ka kiire kasu. Elu läheb kogu aeg edasi ja mõistlik on kasulikud uuendused pigem kiiresti enda heaks tööle panna,» soovitas Acros Finantsi juht.

Artikkel ilmus ajalehes Postimees 9. aprillil 2025