Inimlikud raamatupidamisvead kulutavad raha ja usaldust

Lisaks e-arveldamise juhile või kliendile n-ö mahamüümiseks on sellel ka rida muid ärilisi eeliseid, soovitab Grant Thornton Baltic raamatupidamise valdkonna juht Gaily Kuusik.

Eksimine on inimlik ja me kõik teeme vigu. Samal ajal mõjutavad töös tehtud vead paratamatult raamatupidaja mainet kas tööandja või raamatupidamisteenuse osutamise puhul kliendi silmis. Eestis juba aastaid kasutusel olev e-arvete võimalus lubab aga enamikku tüüpilistest inimlikest vigadest vältida.

See võib kõlada ootamatuna, sest e-arveid seostatakse enamasti riigile või suurfirmadele kaupade müümise või teenuste osutamisega. Enamik Eesti ettevõtteid on seni e-arvetega kokku puutunud just selles võtmes, sest seni on e-arved olnudki Eestis kohustuslikud üksnes tehingutes avaliku sektoriga. Kuid aina enam arveldavad omavahel e-arvetega ka eraettevõtted, sest e-arved on lihtsalt kiiremad, mugavamad, turvalisemad – ja nendega välditakse ka enamikku raamatupidamisvigu.

E-arvega on vähem nii vigu kui ka tüütut tööd

See on võimalik, sest e-arve pole midagi muud, kui andmete liikumine otse müüja ja ostja raamatupidamistarkvarade vahel. Seni on olnud tarvis arve eraldi dokumendina välja saata, maksja poolel vastu võtta, enamasti edasi saata ja siis failist andmed käsitsi süsteemi sisse kanda. Arusaadavalt on selles ahelas erinevatel osapooltel mitu võimalust eksida, alates arve valesti saatmisest või saatmata jätmisest kuni andmete valesti sisestamiseni. Riskid kasvavad sedavõrd, kui palju etappe raamatupidamise ahelas raamatupidaja ainuisikuliselt teeb, sest puudub ka toetavalt kontrolliv kõrvalpilk.

E-arvega seda ohtu ei ole. Samuti väheneb märgatavalt monotoonne dokumentide saatmise ja andmete sisestamise töö. Ei ole ka tarvis viimasel hetkel mõnda kadunud arvet taga otsida või mõelda, kuidas kolleegile või kliendile juba mitmendat korda viisakalt meelde tuletada, et ta vajaliku dokumendi edasi saadaks.

Seega nii vigade vältimiseks kui raamatupidaja töö lihtsustamiseks tasub e-arved kasutusse võtta. Nii jääb rohkem aega ja energiat sisuliseks analüüsiks ja juhtkonna nõustamiseks, mis ongi ju kvalifitseeritud tippspetsialisti roll organisatsioonis. Las andmeid liigutab ühest süsteemist teise arvuti ise.

E-arved on kasulikud nii raamatupidajale kui kogu organisatsioonile
Organisatsiooni juhi või raamatupidamisteenuse kliendi veenmine, et tasub samm-sammult e-arved kasutusse võtta, ei ole keeruline, sest e-arvetel on ka otsene majanduslik kasu. Raamatupidamisvigade vältimine ise on otsene rahaline võit, sest iga kuitahes arusaadav inimlik eksimus on alati ka kulu. Aga e-arvete äriline kasu ulatub veel märksa kaugemale – nagu paljude Eesti ettevõtete kogemus kinnitab, toovad e-arved müügitulu kiiremini kätte, sest e-arve kinnitusprotsess saaja juures on märksa lühem.

Samuti aitab e-arvete kasutamine vältida ettevõtte kogemata sattumist Maksu- ja Tolliameti (MTA) tähelepanu alla. Eksimusi arveldamisel juhtub Eestis nii palju, et MTA-s tegelevad mitmed ametnikud üksnes sellega, et pöörduvad ettevõtete poole, kui ostja ja müüja raamatupidamise andmed ei klapi. Ka selline suhtlus MTA-ga on ebavajalik lisavaev ja ajakulu. E-arvete eeliseks on veel see, et e-arveid põhimõtteliselt pole võimalik võltsida, mis vähendab Eestis hiljuti sagenenud arvepettuste ohtu.

E-arved on uus normaalsus
Nii raamatupidajatel kui ka organisatsioonide juhtidel tasub arvestada ka sellega, et e-arved on niikuinii muutumas samm-sammult peamiseks ja võib-olla isegi valdava enamiku tehingute puhul ainsaks arveldamise viisiks. Selles suunas on teel kogu Euroopa Liit. Näiteks Lätis on e-arved järgmisest aastast juba kohustuslikud.

Ka Eestis on peagi toimumas oluline muudatus – kui seni sai e-arveid oma tarnijatelt nõuda üksnes avalik sektor, siis 1. juulist on seesama seaduslik õigus kõigil. Võib arvata, et paljud suuremad ettevõtted hakkavad seda ka kasutama ja e-arveldamisest saab lausa teatav konkurentsieelis.

Samuti on MTA-l kavas hakata peatselt koos käibemaksudeklaratsioonidega nõudma ka kõigi sissetulnud arvete esitamist. Kui kasutada e-arveid, on see aruandlus kordades lihtsam ja kiirem. Sealjuures on e-arvete kasutamine mikroettevõtetele tasuta ja suuremate mahtude juures jääb teenuse kuutasu enamasti mõne euro piiresse, samas kui kasvõi arvete ülekontrollimise ajavõidu väärtus on juba kümneid kordi suurem.

Väikeste vigade tegemine on inimlik, kuid pole põhjust lasta neil meie aega ega raha kulutada või oma ametialast mainet rikkuda. Seda enam, et e-arved, mis aitavad paljusid vigu vältida, on organisatsiooni finantstervisele veel mitmel muulgi moel kasulikud.

Artikkel ilmus 6.05.2025 portaalis Raamatupidaja