See lihtne e-riigi arengusamm kärbiks finantsbürokraatiat ja säästaks raha

Sellest võidaksid ettevõtted märkimisväärselt raha ja aega, kirjutab Enefiti ostuarvete tiimijuht Kersti Karu.

Juba mõnda aega otsib valitsus ettevõtjate kaasabil konkreetseid võimalusi, kuidas saaks bürokraatiat kärpida ja ettevõtjate elu kergendada. Selle keskel on jälle hakatud rohkem rääkima ka e-arvete kasulikkusest. See ongi mõistlik, sest seni peamiselt vaid riigiga tehingute tegemisel kasutatud e-arveldamise muutmine üldreegliks vähendaks ettevõtluses märkimisväärselt digitaalset paberimajandust.

Pole ju ühtki põhjust, miks peaks tüüpiline Eesti väikeettevõtja või tema raamatupidaja mööda postkaste PDF-vormis arveid taga otsima või kulutama mõnikord päevi maksmata või kadunud arve tagaajamisele. On palju parem, kui arve andmed liiguvad otse ühest raamatupidamistarkvarast teise, mis ongi e-arvete sisu. Sinna on teel kogu Euroopa Liit – nagu rahandusministeerium on selgitanud, on 2030. aastaks e-arved rahvusvaheliste tehingute puhul kohustuslikud. Ning näiteks Läti on Eestist juba mööda läinud – Lätis on järgmise aasta 1. jaanuarist e-arveldamine äriühingute vahel kohustuslik.

Nagu mitmed ettevõtjad on ka hiljuti avalikult välja toonud, säästaks e-arvetele üleminek märkimisväärselt tööaega, arved saaksid kiiremini makstud, väikefirmade rahavoog paraneks ja rohkem energiat saaks suunata põhitegevusse. See oleks täpselt kooskõlas riiklike eesmärkidega vähendada bürokraatiat ja anda majandusele uut hingamist. Reaalajamajandus, millest e-arved on üks esimesi pääsukesi, võiks olla järgmine julge e-areng, kus Eesti on esirinnas.

Samas on arveldamise ja arvete liikumise juhtimise eesliinilt ka hästi näha, miks mõnel puhul saadab konkreetne ettevõtja spetsiifilises olukorras ikka e-postiga PDFi, mitte ei kasuta kiiremat ja turvalisemat e-arvet. E-arvete laiema kasutuselevõtu soodustamiseks tuleks viimased konarused kõrvaldada. Selleks saavad konkreetseid samme astuda nii riik, e-arvete tehnoloogia pakkujad kui ka kõik teised ettevõtted.

E-arvete kasutamine on tehniline küsimus – juhatuse liikme ametlik avaldus on liigne nõue
Nagu mitmel pool mujal, nii tasuks ka e-arvete juures mõningaid regulatsioone üle vaadata. Praegu on e-arvete täiel määral kasutamiseks vaja, et ettevõtte juhatuse liige logiks sisse äriregistrisse ja teeks seal toiminguid. Eesti ettevõtete praktika näitab, et pahatihti jääbki e-arvetele üleminek selle taha – põletavamad teemad lükkavad selle juhi kalendris lihtsalt üha kaugemale tulevikku. Samal ajal peab raamatupidaja tegelema PDF- või lausa paberkujul arvetega, kulutab ebavajalikult tööaega ja teeb rutiinset käsitööd, mida e-arvetega teeks tema eest masin.

Juhatuse liikme nõue pärineb e-arvete päris algusajast, kui ei osatud veel täpselt ette näha, kuidas e-arveldamine praktikas käima hakkab. Praeguseks on selge, et mitte ainult ei kaasne e-arvetega mingeid juhatuse tasemel heakskiitu vajavaid riske, vaid vastupidi, e-arveldamine on hoopis märksa turvalisem.

E-arved tuleb samamoodi organisatsiooni sees paikapandud korras kinnitada nagu kõik arved. Seega e-arvete kasutama hakkamine on sama kategooria otsus nagu näiteks raamatupidamisprogrammi valik. Oleks mõistlik, et seda saab teha ka raamatupidaja, kes on niikuinii volitatud näiteks ettevõtte nimel ülekandeid tegema. Või et vastava heakskiidu andmise saab äriregistris lisada näiteks majandusaasta aruande kinnitamise juurde.

E-arvete tarkvarad on 99% väga head – arendada tasub ka viimane 1%
Valdava enamiku ärimudelite ja ettevõttetüüpide jaoks on Eestis olemas head ja mugavad e-arvete tarkvarad. Mikroettevõtetele on need täiesti tasuta ja suurema mahu puhul on kuni mõneteisteurosed kuumaksed ikkagi sisuliselt sümboolsed, eriti arvestades kaasnevat arvete kiiremat tasumist, kaotsiminekute vältimist ja ajavõitu. Võimalik on ka pabertšekke kasvõi mobiilikaameraga digiteerida või PDF-arveid e-arveteks ümber vormistada.

Kogemus näitab siiski, et esineb ka konarusi, mis mõnikord saavad e-arvete kasutuselevõtu komistuskiviks. Mugavamalt peaks saama e-arvetega kaasa panna vastuvõtuakte ja teisi dokumente. E-arvete kasutus on küll juba päris hästi integreeritud Eestis laialt levinud raamatupidamistarkvaradega, kuid näiteks e-arve jaoks vajalikku lepingunumbrit ei saa mõnest tarkvarast veel otse sisestada. Nende võimaluste lisamine annaks veel täiendava ajavõidu ja lisapõhjuse e-arveid kasutama hakata.

E-arve teeb iga ettevõtja elu lihtsamaks – kogemus kinnitab
Viimane soovitus on kõigile Eesti ettevõtjatele. E-arvete kohta on kuulda olnud igasugu müüte, näiteks, et nende jaoks on vaja eraldi IT-arendusi ja muud taolist. Kogemusest kinnitan, et sellised arusaamad on täiesti valed. Vahet pole kui suure või millises valdkonnas tegutseva ettevõttega on tegu, e-arved kokkuvõttes säästavad nii raha kui aega.

Tean konkreetseid näiteid, kus suurkliendilt raha kätte saamise aeg lühenes väikeettevõtte jaoks tänu e-arvetele 30 päevalt seitsmele päevale. Loogika on lihtne, e-arve kinnitamine majas sees võtab eriti suures organisatsioonis oluliselt vähem aega. Raamatupidamine on kiirem ja vigu vähem, kui kasutada e-arveid. Raamatupidaja sundimine e-arveid mitte kasutama on tänapäeval peaaegu sama, kui raamatupidamist peaks tegema paberil ja kalkulaatoriga.

Eestlased on ju uuenduste ja IT usku rahvas. Seega kuidas saab olla nii, et ostame küll õhinal uue nutitelefoni, kuid selle jaoks raha toova arve paneme teele otsekui hobusega? Paraku täpselt nii aeglane on e-posti kaudu arveldamine võrreldes e-arvetega. Peagi on e-arved uus reaalsus üle Euroopa Liidu. Eesti peaks olema sellistes e-arendustes eeskuju näitaja, kui tahame meie majanduse efektiivsust tõsta.

Artikkel ilmus 8.05.2025 portaalis Finantsuudised