ITL-i töörühm: e-arvete kohustuslikuks tegemine oli ainuõige samm

„Avaliku sektori asutused asusid järk-järgult oma ostuarveid digitaalselt menetlema juba pea kümme aastat tagasi,“ selgitab Eesti Infotehnoloogia ja Telekommunikatsiooni Liidu e-arvete töörühma juht Andres Lilleste. „Toona tuli hoolt kanda nii paber- kui ka PDF-arvete digitaliseerimise eest, kasutades selleks välist partnerit või siis oma majasiseseid ressursse, et paberarvete puhul PDF-pilti luua ja seejärel juba arve pildilt andmeid tuvastada ning kontrollida. Need on sammud enne füüsilise arve jõudmist e-menetlusse.“

Lilleste sõnul võis esimeseks võiduks pidada kiiremat ja läbipaistvamat arvete kinnitamise protsessi. „Selgelt olid näha majja saabunud arved, nende kulgemine kinnitusringis ning ka kulude jaotus. Lisaks oli väärtus kokkuhoitud aeg arvete kandmisel majandustarkvarasse. Järgmise suure hüppeni – ainult e-arvete kasutamiseni – läks aga aega.“ Põhjuseks turu valmisolek e-arveid luua ja saata, e-arvete vastuvõtjate keskne inforegisteri (aadressiraamatu) valmimine ning e-menetlust kasutavate riigiasutuste nimekirja pikendamine. „Aastaks 2019 olid e-arvete kasutamise kehtestamiseks vajalikud kriteeriumid täidetud ning seadus võeti vastu. Tänaseks on e-arvete kasutajaid avalikus sektoris kokku ligi 2500 üksust.“

Rahandusministeeriumi e-arvete projektijuht Keir Pooli hinnangul on aastaga toimunud avaliku ja erasektori vahelises e-arveldamises väga kiire üleminek. “See on muutunud raamatupidamise tavapäraseks osaks, mistõttu loodame, et ka erasektori ettevõtjad võtavad omavahelises arveldamises laialdasemalt kasutusele e-arved. Oluline on nüüd täiustada e-arveldamise võimalusi, et muuta see veelgi automaatsemaks ja lihtsamaks, näiteks leida uusi viise e-arvete saatmiseks ja täiendada andmevälju. Tulemusena toetame veelgi laiemalt e-arveldamist, tagades ühtlasi arvete saajate ja saatjate rahulolu.“

Andrus Kaarelson, Fitek AS tegevjuht, teeb kokkuvõtteid: enne seaduse jõustumist oli e-arvete osakaal riigiasutustes 29% juures, juuli lõpuks oli see tõusnud koguni 98%-ni. „2% arvetest, mida ei saanud e-arvena vastu võtta, olid valdavalt välisriikide partneritelt, kuid ka seal oleme teinud oma panuse, et e-arvete hulka veelgi kasvatada.“

Telema AS on e-dokumentidega tegelenud 20 aastat. „Alustasime kaubandussektoris, kus liigub nii palju dokumente, et nende e-kujule viimine mingisugust riigi sundi ei vaja,“ nendib Telema tegevjuht Hele Hammer. „Kujutage ette 150 000 ostuarve käsitlemist kuus… Oleme alati olnud tulised e-dokumentide evangelistid, sest kasu, mida ettevõtted e-arvetest saavad, on lihtsalt nii suur.“ Hammeri sõnade järgi ongi suurema andmemahuga tegevusvaldkonnad e-dokumentide kasust ammu aru saanud, aga väiksema arvemahuga ettevõtetel oleks vaja riigipoolset väikest tõuget, et digitaalsele asjaajamisele üle minna. „Loodame, et ka kaubandusest väljaspool asuvates sektorites areneb e-arveldus nüüd hoogsamalt ning võimaldab inimestel rumala töö asemel rohkem väärtust luua.“

Omniva Arvekeskuse juht Merle Vink lisab, et kui riik kehtestas avalikule sektorile e-arvete esitamise kohustuse, kasvas arvekeskuse kasutajate arv hüppeliselt üle 200%. „Eesti ettevõtete huvi ja soov võtta kasutusel e-arveid annab märku valmidusest kasutada uuenduslikke ja ka jätkusuutlikumat lahendust.“

Riigi Infosüsteemi Ameti raporti „Küberturvalisus 2019“ kohaselt kirjutavad Eesti ettevõtted ainuüksi arvepettuste tõttu igal aastal sadu tuhandeid eurosid korstnasse. „E-arvete saatmine ja vastuvõtmine on turvalisem ning väheneb finantspettuste risk,“ ütleb Vink. Lisaks turvalisusele on tähtis ka aja ja raha kokkuhoid. Näiteks saab auditeid teha distantsilt tänu kaasaegsetele töövahenditele: digiteeritud paberdokumendid, e-arved ja nende menetluskeskkonnad ning digiarhiivid. Vink selgitab, et Arvekeskuse klientidel on võimalik vaid ühe klikiga anda audiitorile õigused ligipääsuks firma ostu- ja müügiarvetele, mistõttu pääseb audiitor ise vajalike dokumentideni ja audiitori külastuseks ei pea enam reserveerima päevi.

Pika ajalooga rahvusvaheline e-arve operaator TietoEVERY on e-arvelduse alaseid arenguid näinud paljudes riikides. Mõnedel turgudel on e-arve tehtud kohustuslikuks ka ettevõtete-vahelistes tehingutes, mõned riigid pole aga konkreetseid samme veel astunud. Eesti riigi aastatagune otsus oli õige ja hädavajalik. See esitas küll väljakutse nii ettevõtetele, avalikule sektorile kui ka teenusepakkujatele endile, kuid vähimaga poleks olnud Eestil kui avalike e-teenuste näidisriigil mõistlik edasi liikuda. Julgustamegi ettevõtteid e-arveid kasutama ka rahvusvaheliste partneritega ning omavahelises asjaajamises.

Uuri lisaks:

Loe ka:

Eesti Infotehnoloogia ja Telekommunikatsiooni Liit 7. juulil 2020.
Foto: Renee Altrov