E-arved

1. juulil 2019 jõustus raamatupidamise seaduse muutmise seadus, millega e-arvete kasutamine muutus avalikule sektorile kohustuslikuks. Eesti e-arve standardi (mis on vastava määruse “Masintöödeldava algdokumendi juhendi kehtestamine” aluseks) hoidjaks saab ITL. 

Täpsemalt: Eesti e-arve. E-arve operaatoritele saab esitada küsimusi e-arvete esitamise ja standardi (juhise) rakendamise kohta: earvekasutus@itl.ee   

10 e-arve müüti 

  • Pdf-arved on e-arved – VALE
  • E-arved võtavad raamatupidajatelt töö – VALE
  • Kui kasutad e-arveid, siis pdf- ja paberarveid enam vastu võtta ei saa – VALE
  • Igakuised kulud tõusevad – VALE
  • E-arvetest võidavad ainult suured ettevõtted – VALE
  • Kui teen raamatupidamist Excelis, siis ma e-arveid saata ei saa – VALE
  • E-arved puudutavad ainult ettevõtteid – VALE 
  • E-arved on turvalisemad kui pdf- ja paberarved – ÕIGE 
  • E-arvete sisu on krüpteeritud – ÕIGE
  • E-arvete on erinevad standardid – ÕIGE
  • (Allikas: e-Arve erileht 13.03.2019) 

Mida e-arvete puhul silmas pidada avalikus ja erasektoris, ettevõtte juhil, arve saatjal? 

Avalik sektor

  • Arvete sisestamisel ja kinnitamisel saavutate ajalise kokkuhoiu. 
  • Arved ei kao ära (otsimisele ei kulu aega).
  • Läbipaistvus 24/7 juurdepääsu kaudu.
  • Saatke ise e-arveid ja küsige neid teistelt avaliku sektori asutustelt.
  • Lisage e-arveldamine riigihanke oluliseks tingimuseks. 

Erasektor

  • Hoiate kokku väärtuslikku aega. 
  • Arved tasuvad ennast ise e-arve püsimaksena. 
  • E-arvete saatmine e-kirjaga on turvaline. 
  • Te ei jää võlgu, kuna arved ei lähe kaduma (arvet pole tarvis meilboksist otsida või karta, et see tavapostist kaob) ja te ei unusta neid tasuda.  
  • Küsige oma arve saatjalt e-arveid otse panka! Siis on kõik arved ühes kohas.

VKE juht, arvete koostajad

*VKE – väike- ja keskmise suurusega ettevõtte

  • Iga töötaja tööaeg on oluline, e-arved muudavad arveldamise protsessid oluliselt kiiremaks ja lihtsamaks. 
  • Töötaja saab kasutada tööaega ja -kohta paindlikumalt. 
  • Raamatupidamise kuu aruandlus suletakse õigeaegselt. 
  • Ettevõte ei jää võlgu, kuna arved ei lähe kaduma ja neid ei unustata tasuda. 
  • VKE juht saab kiiresti ülevaate kohustustest ja tegelikult olemasolevatest vahenditest. 
  • On täielik ülevaade arvete saatjatest ning võrdlemise võimalus. 
  • E-arve saatmine on viisakas, see näitab ka, et VKE hoolib oma kliendist (kinkides saajale aega).
  • VKE juhil tekib reaalajas ülevaade olukorrast.
  • Saatja saab konkurentsieelise selle VKE ees, kes ei kasuta e-arveid (pikemas perspektiivis tagab see ellujäämise).
  • E-arve keskkonnas saab arveid lihtsamalt teha kui Wordis/Excelis.
  • Saatja muutub ise ka vastuvõtjaks ning saavutab seeläbi kokkuhoiu.
  • Laekumise tõenäosus on suurem. 

VKE arve saatjad

  • Arve tasumise kiirus – partner saab e-arvet kohe töötlema hakata (ta ei pea enam andmeid eraldi raamatupidamisprogrammi sisestama). Kiirem töötlus – õigeaegne arve tasumine.
  • Kindlus/turvalisus – e-arvete (operaatorteenuse) puhul liigub info mööda turvatud kanaleid ja maha jääb logi-jälg. Pole võimalik väita, et arve jäi tasumata, kuna see sattus meili spämm-kausta. 
  • Vigade vähenemine – e-andmevahetuse abil liigub info automaatselt ja tekib vähem hooletusvigu (arvet ei tule uuesti sisestada). Vähem vigu tähendab mõlema osapoole jaoks vähem tüütut selgitamist.

Suurettevõtted

  • Nõudke partneritelt e-arveid. 
  • Teavitage asutusi, et ettevõte arveldab nüüdsest ainult e-arvetega. 
  • Muutke oma arvete ettevõttesisene haldus digitaalseks.
  • Juhtimisotsusteks vajaliku teabe saab kiiremini kokku (juhtimisotsused +1 päev perioodi lõpust seisuga).
  • Sisekontroll ja audit muutuvad lihtsamaks ja tõhusamaks.

KKK: E-ARVED

Mis on e-arve?

  • masinloetav dokument, mis on koostatud ühtse standardi alusel ning mida saadetakse ühest tarkvarasüsteemist teise vältimaks arve maksmiseks käsitsi andmete sisestamist. 
  • on elektrooniline arve, mis luuakse, edastatakse ja säilitatakse elektroonilises keskkonnas ning ei ole pdf-arve. Eesti e-arve ametlik standard EVS 923:2014/AC:2017. 

Kas e-arve kasutuselevõtt (saatmise ja vastuvõtmise teenusega liitumine) on kallis?

Kui olete mikroettevõte, siis saate kasutusele võtta riigi loodud tasuta võimaluse e-arvete saatmiseks (e-arveldaja). Liitumistasu on olematu.
Kui olete VKE või suurettevõte (mitte mees-ja-koer-ettevõte) ja tahate saata otse majandustarkvarast, siis ERP ei pruugi liidestumise eest tasu võtta (e-arved võivad seal olla juba standardlahenduses). Operaator ka ei pruugi. Uurige mõlemalt võimaluste kohta. Seega, küsige oma raamatupidamisteenuse või dokumendihaldustarkvara pakkujalt, võimalik, et e-arvete kasutamine sisaldub juba teenuse hinnas. 

Kas e-arveid kasutades tõusevad jooksvad kulud?

Väga väikestel ettevõtetel (mikroettevõtetel) on e-arvete saatmine tasuta e-arveldaja portaali kaudu, seega kulu ei ole. Portaalist www.arved.ee saab arveid saata tasuta.
Teistel ettevõtetel, kes kasutavad vastavat tarkvara, on püsikulu väike võrreldes tööaja kokkuhoiuga (ei pea arveid taga ajama, klaarima ostjaga, kas on kätte saanud, saate raha õigeaegselt kätte, kui arve õigeks ajaks menetletud on). Kui arve saatja loob endale võimaluse e-arveid saata, siis tal tekib ka endal võimalus e-arveid vastu võtta, mille läbi saab ta ise arvete menetlemise aega vähendada ja kulusid kokku hoida. Arve saatja jaoks on e-arve oluliselt turvalisem kui pdf, sest e-arve liigub läbi operaatorite, mille tulemusel jääb maha logi arve saatmisest. E-arve saatja saab jälgida enda saadetuid arveid ja vaadata, millised nendest on veel tasumata. 

Kui e-arve on tasuline, siis kui palju see (kuus) maksab?

Soovitav on pakkumised võtta kõikidelt Eestis tegutsevatelt e-arve operaatoritelt ja raamatupidamistarkvara pakkujatelt (näiteks Omniva, Fitek, Telema, Tieto, E-arveldaja, Amphora, Edisoft; Directo, Merit), siis saate teha õige valiku.  
Kui olete mikroettevõte, katab teie vajaduse tõenäoliselt riigi pakutav tasuta lahendus. 

Millistel juhtudel ja milliste partnerite vahel on e-arveldus kohustuslik?

E-arveldus on hea tava iga partneriga. Täna on e-arve saatmine vabatahtlik kõigile turuosalistele, kuid avalikul sektoril on kohustus võtta vastu e-arveid. See tähendab, et kui ettevõtte esitab riigiasutusele (s.h kohalikule omavalitsusele) e-arve, siis viimane ei tohi selle vastuvõtmisest keelduda. Samas on paljud Euroopa riigid juba ettevõtetel avalikule sektorile e-arve esitamise kohustuslikuks teinud, mis tähendab, et teenuse osutamisel piiriüleselt tuleb sellega arvestada.   

Miks ma pean e-arvete kasutuselevõtmiseks liituma e-arve operaatoriga?

E-arve operaatoriga ei ole tingimata vaja liituda. Mitmed raamatupidamistarkvarad pakuvad juba täna e-arveldust oma põhiteenuse osana. Sellisel juhul on teie raamatupidamis-/majandustarkvara ise operaatoriga kokkuleppe sõlminud ning te jääte suhtlema oma tarkvara toega.
Operaatoriga liitumine on mõistlik juhul, kui arveid on suuremas mahus ning arveldust on mitmes suunas: B2B, B2G, B2C. Lisaks ei pea te e-arve operaatoriga liitudes muretsema erinevate andmesidekanalite arendamise ja käigus hoidmise pärast, kuna üks liitumine annab teie käsutusse kogu operaatori (ja tema rändluspartnerite) partnerite võrgustiku. Tänu operaatorile saate arveid saata oma vormingus, e-arve operaator hoolitseb selle eest, et need konverteerida vastuvõtjale sobivasse formaati. 

Miks ma peaks muutma, kuna ma juba kasutan e-arvena PDF-i?

Pdf ei ole e-arve. E-arve käsitlemine on tunduvalt kiirem, sest e-arve on masintöödeldav, aga pdf ei ole. See tähendab, et teie partner ei pea arveandmeid käsitsi trükkima = ei tee arvet sisestades vigu = te ei pea klaarima vigu. Samuti võtab arve menetlemine partneril vähem aega = saate raha õigeaegselt kätte. Ühtlasi saate olla kindel, et arve on kohale jõudnud (ei kao lihtsalt meili spämm-kausta). Jääb alles elektroonne jälg (logi).

Kuhu ma pean pöörduma, kes aitab mul e-arveldust kasutusele võtta?

E-arvelduse aitab kasutusele võtta e-arve operaator või teie raamatupidamisprogramm või raamatupidamisbüroo või dokumendihaldustarkvara pakkuja, kelle teenuseid kasutate. 

Kas ja kes mind koolitab, kui ma tahan e-arvetele üle minna/kasutusele võtta?

E-arvelduse aitab kasutusele võtta e-arve operaator või teie raamatupidamisprogramm või raamatupidamisbüroo või dokumendihaldustarkvara pakkuja, kelle teenuseid kasutate.

Kas e-arvete saatmine on turvaline, st kas keegi kolmas näeb minu arve saajat või arve sisu? Milline on e-arve operaatori turvalahenduste tase?

E-arve saatmine operaatori võrgustikus on turvaline, kuna andmed liiguvad krüpteeritud kanalis, arvetele ligipääs on piiratud kasutajaõigustega. Andmete liikumisest jääb maha logi, mille abil saavad kasutajad veenduda, et nende arved on kohale jõudnud. 
Erinevate operaatorite turvalisuse taseme kohta uurige operaatoritelt (kui te täna saadate oma ärisaladusi ERP-ist või meili teel, siis on vaja vastuseid täpselt samadele küsimustele). 

E-arve operaatoritele saab esitada küsimusi e-arvete esitamise ja standardi (juhise) rakendamise kohta: earvekasutus@itl.ee