Kestlik IT. Ekspert: kaotasid jälle Rootsi kliendi poolakale? Süüdi võivad olla sinu 10 000 vana e-kirja

Kõige lihtsam näide on e-postkast. Sõltumata Euroopa Liidu kliimareeglitest on keskkonnasõbralikkus Skandinaavia turgudel elementaarne nõue ja võib anda isegi odavama hinnaga konkurentide ees eelise, mistõttu tasub Eesti ettevõtjatel teada kõiki vähese vaevaga oma “kliimaskoori” parandamise nõkse, nagu näiteks digiprügist vabanemine.

Suurem osa Eesti majandusest täna otse või kaude seotud Põhjamaadega, eriti Rootsi ja Soomega, mistõttu peaks sisuliselt iga ettevõtja mõtlema, kuidas oma läbilöögivõimet sealsete ootuste järgi parandada.

Kui vahetult sinu klient ei asu Rootsis või Soomes, asub seda suure tõenäosusega sinu kliendi klient. Skandinaavia ettevõtted võtavad aga arvesse kogu tootmis- või tarneahela keskkonnamõju. Seega paratamatult on parema n-ö kliimaskooriga ettevõtetel aina lihtsam leida nii Eestis kui välismaal uusi kliente ja ka vastupidi – kelle tegevuses pole kliimamõju nutikalt vähendatud, sel on raskem.

Paljud Eesti ettevõtjad tunnevad, kuidas hinnasurve näiteks Leedu või Poola konkurentide poolt järjest kasvab. Väiksem keskkonnamõju saab olla vastukaal ja meie eelis. Eestlaste palgad on kiiresti tõusnud, mis on väga tore. Kuid seega me ei lähe enam leedulastega hinnas konkureerima, rääkimata poolakatest. Üks eestlaste tugevus on selgelt kvaliteet ja tarnekiirus. Viimase vajaliku lisaargumendi, miks valida sind, võib aga anda just väiksem kliima- ja keskkonnajälg.

Kustuta 10 000 vana e-kirja ära – sellest on palju kasu
Digiprügi on kõik andmed, mis kusagil salvestatakse, aga mida pole kellelgi tegelikult vaja. Kõige lihtsam näide on e-postkast. Kuigi su vanad e-kirjad – ja nende suured manused – ei asu sinu arvutis, vaid näiteks Google’i serveris, kulutab nende alalhoidmine samamoodi elektrit ja vett ehk kokkuvõttes keskkonda. Näiteks Briti keskkonnateadlased on välja arvutanud, et keskmise inimese e-postijälg võib olla võrdne sadu kilomeetreid pika autosõiduga.

Digiprügi tekib paratamatult iga päev. Seega tuleks sellega ka järjepidevalt võidelda. E-kirjade puhul on esimene konkreetne samm lihtne: lihtsalt kustuta 90 protsenti oma postkasti sisust ära. Leidub digitaalseid tööriistu ja teenuseid, mis aitavad 20 aastat kuhjunud kirjakasti sisu läbi sorteerida, aegunud sisu kustutada ja olulise säästlikumalt salvestada.

Samal ajal väldi ka uue prügi teket. Loobu kirjade tellimisest, mida sa ei loe. Ära pane faile manusena kaasa, vaid lae need pilve ja jaga linki – siis pole kümne saaja kohta kümme faili, vaid üksainus.

Kas ostad igaks juhuks kaks käekella? Ära duubelda ka asjatult saastavaid faile
Teame kõik, kui kergesti tekivad tööfailidest eri kohtadesse koopiad või minimaalse erinevusega versioonid. Kuid iga asjatu koopia raiskab salvestusruumi ning sellega energiat ja raha. Uuringud viitavad, et kokku võib dubleeritud ja muu kasutu info moodustada isegi üle 80 protsendi kõigist ettevõtete andmetest, mille eest makstakse ja mis saastavad keskkonda.

Lahenduseks on keskne ja korrastatud sisuhaldus. Failide laialisaatmise asemel kasuta näiteks ühist SharePointi või pilvehoidlat, kus saab panna tehisintellekti sinu eest pidevalt süsteemsust ja korda alal hoidma.

On olemas ka spetsiaalsed mõttetute koopiate leidmise ja kõrvaldamise ehk deduplikatsiooni tööriistad. Kehtesta reeglid, et “õige info” on alati ainult ühes kindlas kohas ja et töötajad ei hoiaks oma kettal eraldi koopiaid. Samuti pane paika selge eeskiri, kuidas toimub organisatsioonis tehisaru kasutamine nii, et sellest ei sünniks täiendavat segadust, vaid vastupidi, see aitaks protsesse optimeerida ja raiskamist vähendada.

Kas prügi täis lao eest maksad üüri? Aga miks siis digiprügilao eest maksad?
Eelmise soovituse jätkuks – kuidas su ettevõttes failide ja andmete hoiustamine üldse korraldatud on? Sageli on eriti väiksema firma IT-süsteemid killustunud: natuke infot Excelites, natuke eri tiimide eraldi pilvekaustades, arvutites laiali jne.

See tekitab lisaks dubleerimisele veel nn orvuks jäänud andmete probleemi. Kuskil on andmed, mis on sisuliselt unustatud ja mida keegi pole aastaid kasutanud. Kuid nende hoidmise eest makstakse samamoodi edasi – nagu üüriks ladu, kus seisab ainult tunamullune prügi. Ühe uuringu kohaselt kulutab sel moel mõttetult nii raha kui keskkonda isegi ligi kaks kolmandikku ettevõtetest.

Mida teha? Kasuta mõnda tänapäevast ERP-i ehk ühtset ettevõtte infosüsteemi. Lahendusi on eri mõõdus ja tegevusalade ettevõtetele erinevaid. Kui kõik tehingud on ühes süsteemis, ei teki kümmet eraldi Excelit. Automatiseeritud aruandlus vähendab vajadust andmeid käsitsi eksportida ja koopiaid teha. Juba ka Eestist on näiteid, kus tehisintellekti abil rehitsetakse kõik ettevõtte andmed läbi ja leitakse “unustatud” andmemassid, mida saab kärpida.

Aluspõhimõte on kõigil digiprügi vähendamise ja vältimise viisidel sama – iga faili tuleb kohelda kui ajutist ja küsida, millal on selle kustutamise aeg. Tegelikult kehtib täpselt sama loogika, mis ka füüsilise töökeskkonna puhul. Kontoris, laos või tehases hoiame korda, viime prügi regulaarselt välja ning aeg-ajalt teeme suurpuhastuse ja hoolduse. Sama tuleks teha ka tööks kasutatavas digikeskkonnas.

Artikkel valmis Sustool projekti raames koostöös ITLiga. Projekti tegevuste elluviimist toetab Euroopa Liit Interreg Läänemere Regiooni Programm.

ITL 31.12.2025