TEPP portaal – edulugu koostööst

Sinnani omas valdkonnas konkureerinud ettevõtted tegutsesid ühise eesmärgi nimel, et luua Euroopa Liidu projektide haldamise keskkond. Kui liita kitsas ajaraam, mitmed osapooled ja nelja erineva ettevõtte rahvusvaheline meeskond, on tulemuseks üks tõeliselt põnev väljakutse.

TEPP (Team Europe Partnerships Portal) idee väljatöötamisel ja elluviimisel ühendasid partnerid jõud. Eesti Infotehnoloogia ja Telekommunikatsiooni Liit (ITL) aitas mõtet koordineerida, uue portaali arhitektuuri eest vastutasid Gofore Estonia OÜ ja Kodality OÜ, disainiga tegeles Trinidad Wiseman, tarkvaraarenduse eest vastutas Aktors OÜ, ja selleks, et portaal saaks valmima hakata, tõi osapooled kokku projektijuht Katrin Rohtla. Kõigil tuli olla ühel lainel lahenduse omaniku Euroopa Komisjoniga ning keskkonna tellija ja kasusaaja Välisministeeriumiga, rahastajaks oli ESTDEV – Eesti Rahvusvahelise Arengukoostöö Keskus.

Kedi Välba Aktors OÜ-st rõhutab projekti unikaalsust: analoogset edukat ITL-i ettevõtete koostööprojekti pole Eestis enne olnud. Selleks, et töö saaks valmida, loodi ITL-i egiidi all ning klastri juhtimisel konsortsium. „Näide heast koostööst, kus konkureerimise asemel töötati ühtse tulemuse nimel,“ kiidab ta.
Välisministeeriumi arengukoostöö ja humanitaarabi direktori Kadi Metsandi sõnutsi olid kõik osapooled paindlikud, teiste seas erasektor. „Nägime suurt võimalust midagi ära teha ja läbi projekti erasektorile tähelepanu tuua, ning see õnnestus,“ kiidab ta. „Analoogselt start-up´i loomisega oli kõiki protsesse võimatu ette näha. Siiski oldi paindlikud ja valmis kaasa mõtlema nii Eestis kui ka Euroopa Komisjoni poolel. Kõik mõtlesid n-ö kastist välja, kokkuvõttes sündis innovaatiline lahendus, mis on väga hea referents kogu Eesti riigile ja ka erasektorile. Lahendust on lihtne kasutada, ka kiideti väga kogu Eesti arendusmeeskonda.“

Viib kokku abivajajad ja abistajad
Kadi Metsandi meenutab, et algne idee sai alguse 2020. aastal, mil möllas koroonapandeemia – vajadus abistada oli suur, ent puudus keskne platvorm, kus kokku viia abivajajad ja võimalikud abistajate pakkumised. „Seega oli alguses fookuses tervishoid, muuhulgas innovaatilised lahendused pandeemia leevendamiseks,“ räägib Metsandi. „Eesti kui innovaatiline IT-riik arendas oma ideed ministeeriumis ja tutvustas seda Euroopa Komisjonile, ent kuna COVID-i osas oli WHO-l juba platvorm algatatud, siis meie idee laienes, keskendusime laiemalt kolmanda maailma partnerriikidele, viies pakkumise ja nõudluse kokku.“

Nii koorus välja võimalus viia kokku huvitatud osapooled: partnerriigid näevad portaalist pakkumisi ja saavad välja valida vastavalt oma vajadustele parima, Euroopa Liit tutvustab samal ajal oma uuenduslikku lahendust. „Vist ongi nii, et kriisiajal mõni idee peab veidi ootama, et seda teise suure protsessi külge haakida ning tulemuseni jõuda. Kokkuvõttes aitab see platvorm muuta meid kui väikeriiki nähtavaks ka nendes maades, kus meil saatkonda pole. Aafrikas on meil vaid üks saatkond, ent riike ja tegevusi, kuhu meie innovaatilised lahendused sobiksid, on palju,“ toob Metsandi esile. „Lisaks aitame muuta kogu Euroopa Liitu arenguriikidele nähtavamaks ja näitame Euroopat ühtsena.“

Lisaks pakutavate lahenduste ja teenuste ülevaatele on portaal infosillaks teenuste ja lahenduste pakkujatele, finantsasutustele, liikmes- ja partnerriikide esindajatele ning EL institutsioonidele.

Lahendused leiti ruttu
Konsortsiumi kinnitamise hetkeks oli arendusega juba tuli takus: esimesed hanked nurjusid ja kokkuvõttes loodi konsortsium, mis ehitas töötava versiooni nelja kuuga ehk väga lühikese ajaga.

„Projektil oli väga ambitsioonikas eesmärk ja limiteeritud aeg, seega otsustasime kasutada agiilseid meetodeid ja lähenemist. Pärast viite nädalat oli meil olemas disainitud prototüüp ja kolm kuud peale alustamist oli arendatud juba MVP (minimum viable product) ning saime alustada lõppkasutajate peal testimisega,“ ütles Välisministeeriumi poolelt projekti vedav projektijuht Katrin Rohtla.

Lilian Tomingas-Frolov Trinidad Wisemanist räägib, et korraga töötati kolmes erinevas ajavööndis: „Kui meil olid hommikused koosolekud, oli Armeenias elav arendaja juba mitu tundi töötanud. Aja säästmiseks pidime veenduma, et olime talle eelmisel õhtul teada andnud, millega ta hommikul tegelema peaks.“

Tuuli Pärenson Gofore Estonia OÜ-st lisab, et lühikese ajaraami puhul ongi vaja ülesandele agiilselt läheneda: „Ajasurve viis selleni, et oldi valmis proovima uut lähenemist. Polnud võimalik võtta kahte kuud analüüsiks ja alles siis vaadata, mida on kahe nädalaga võimalik valmis arendada. Asusime koheselt realiseerima lahendust, mida saaks vajadusel ka osaliselt kasutusele võtta. Me teadsime, et iga päev toob päevavalgele uusi väljakutseid. Seetõttu leppisime kokku töökorralduse, mis võimaldas neist olulistega operatiivselt tegeleda ja vajalikke otsuseid langetada ilma, et töö seiskuks. Need ongi agiilsuse põhimõtted – keskendu olulisele ja valideeri tihti, nii jõuavad osapooled kokkuleppele.“

Töörutiinid paika
Projekti alustades määratleti kõigepealt, milline on projektis kellegi roll, kuidas infot vahetatakse, millised on töörutiinid. Pidevalt analüüsiti tehtut ja otsustati, kuidas edasi liikuda. Nii loodi süsteem, millest kõik arenduse osapooled ühtmoodi aru said.

„Et limiteeritud ajas sellises mastaabis projekti vedada, on vaja heade tehniliste oskustega tiimi, koostöötahet, kommunikatsioonioskusi ning muudatuste juhtimist. Nii saab pingelises olukorras kiirelt muudatustele reageerida ja säilib pidevalt õppiv mõtteviis,“ ütles Rohtla. „Ma arvan, et üks võtmeväärtus oli töökeskkond – usaldus, paindlikkus, avatus, läbipaistvus ja lihtsus on need sõnad, mis kirjeldavad keskkonda, kus me tiimina eesmärke ellu viisime.“

„See meeskond polnud varem koos töötanud, lisaks on erinevates ettevõtetes ka erinev organisatsioonikultuur, nii Välisministeeriumil tellijana kui ka Euroopa Komisjonil kasusaajana on erinev taustsüsteem, ometi suutsime luua kiiresti hea koostöörütmi,“ kiidab Pärenson. „Ka tellija panustas eesmärkide sõnastamisel ja ootuste juhtimisel. Kokkuvõttes olid õiged inimesed õigetel kohtadel ning tuli tulemus, mis vastas Euroopa Komisjoni ootustele. Et niisugune projekt viidi lõpuni sellises ajaraamis ja nii hästi, on päris võimas saavutus.“ Samal nõul on Maksim Zukov Kodality OÜ-st: „Kokkuvõttes kujunes koostöö päris heaks, meeskond töötas sünergias ja eesmärk oli ühine. Kiireid projekte peabki nii üles ehitama.“

Lilian Tomingas-Frolov Trinidad Wisemanist meenutab, et alustuseks tutvusid analüütik ja disainer esialgse ülevaatega ja selgitasid, millist lisainfot on kliendilt vaja, seejuures oli vaja arvestada ajakava ning rahaliste piirangutega. „Järgmine samm oli nõudmiste kaardistamine ja portaali funktsioonide lihtsustamine, et TEPP oleks võimalikult kasutajasõbralik. Näiteks lõime kasutajatele filtreerimisvõimaluse, et nad saaksid otsida portaalist partnereid konkreetse rolli ja projektitüübi alusel,“ meenutab ta. „Kohaldasime ka portaali sõnakasutust, et see oleks tavakasutajale arusaadav ning edasi sai juba prototüüpvaadete juurde liikuda.“

Maksim Zukov toob esile ka skaleeruvuse ja turvalisuse küsimused. „Et tegu on portaaliga, mida kasutatakse üle terve Euroopa ja eeldatav koormus on suur, oli käideldavuse tagamine arhitektuuri juures väga oluline: see pidi olema koheselt koos turvalisusega lahendusse sisse disainitud,“ räägib ta. „Samal ajal oli suur ajasurve, meeskond ei olnud enne koos töötanud, seega oli arhitektuuri juhtimine väljakutse, ent saime etteantud graafikus hakkama. Niisuguste lahenduste juures peab alati meeles pidama, et tehnoloogilised otsused peavad olema kvaliteetsed – kui vundament pole korras, tekivad hiljem probleemid.“

„Kõik osapooled pingutasid, tehti kompromisse ja keskenduti lahenduste leidmisele. Usun, et tugev meeskond on tasakaalustatud meeskond, kus on nii kogenud tegijaid kui ka noori tulijaid. Igaüks ei pea olema väga pika kogemusega, ka mitmekesisus on tugevus ja siin projektis tasus see end ära,“ räägib Tuuli Pärenson. „Tahakski öelda, et teeme veel sel viisil! Võib-olla küll veidi pikemas ajaraamis, kui seda saaks valida.“

Meeskonda ja õnnestunud kommunikatsiooni kiidab ka Maksim Zukov: „Kiidusõnad projektijuhtimise eest, meeskond oli professionaalne ja ühine eesmärk paigas – kõik mõtlesid, kuidas projekti ellu viia. Selliseid projekte on huvitav teha: just niisugused väljakutsed meeldivad meie ettevõttele.“ Zukovi sõnutsi tõi arendus nii huvitavaid tehnilisi ülesandeid kui ka keerulisi otsustuskohti, samas spetsialistid tegid õigeid valikuid, seega sai portaali arhitektuuri ülesehitus hea.

Kedi Välba toob esile, et kliendiga toimusid hooldusperioodi jooksul iganädalased koosolekud, kus võeti üles eelmisel nädalal kliendi kasutajatoe e-postile saadetud küsimused ning kus klient sai arendajalt nõu küsida, kas tegemist on bugi või kasutajapoolse veaga vmt. Teisisõnu sujus suhtlus kliendiga hästi, see oli tänu iganädalastale kõnedele kiire ja operatiivne.

Positiivne tagasiside
Kadi Metsandi kinnitusel on tagasiside arendusele olnud positiivne: „Näiteks seminaril, kus tutvustasime koos Euroopa Komisjoniga portaali. Nüüd on oluline saada arendusele palju kasutajaid ja palju üleslaetud pakkumisi, selles osas töö käib.“

Kokkuvõttes aitab TEPP Eestit maailmas suuremaks teha: pole ju sarnast suurprojekti Euroopa Komisjoniga varem olnud. „Tõtt-öelda ei ole Euroopa Komisjon enne sellise protsessina ühegi liikmesriigiga projekti ellu viinud,“ toob Metsandi esile. Ka projekti vedav projektijuht Katrin Rohtla tõi välja, et koos suudeti luua portaal, mis on lihtne kasutada ja atraktiivne. „See on hea näide era ja avaliku sektori koostööst rahvusvahelises keskkonnas ja tingimustel.“

Tuuli Pärenson Gofore Estonia OÜ-st hindab, et arvestades nii aja- kui eelarvepiiranguid, on tulemus väga hea ning tagasiside suisa ülevoolavalt positiivne: „Euroopa Komisjoni kontaktisikult kuulsime, et tema jaoks oli kõige raskem hetk projektis, kui ta pidi oma juhtidele selgitama, miks lõpptulemus on oluliselt parem kui aasta varem tehtud prototüüp. Selline probleem on meie arvates väga hea probleem.“
„Võime olla rahul. Tänu ühisele eesmärgile, suurepärasele suhtumisele, suhtlusele ja paindlikkusele on loodud portaal, mis sobib kõigile osapooltele ja toob kasu paljudele inimestele üle kogu maailma,“ võtab Lilian Tomingas-Frolov teema kokku.

„ITL-i vaatest on sellise tulemuse saavutanud ettevõtete konsortsium edulugu,“ ütles ITL-i tegevjuht Doris Põld. „Liidu roll oli heale ideele hoog sisse lükata ja toetada tavaliselt konkurentidena tegutsenud ettevõtteid ühise eesmärgi nimel töötamisel. Tunnustame ka välisministeeriumi, kes varakult ITL-i kaudu erasektoriga dialoogi astus, et ühiselt parim lahendus leida.“

TEPP loomisel toodi kokku kolm osapoolt:

Väljakutsed:

Tegijad:

Artikkel valmis ITL-i ja ettevõtete koostöös. Rahastaja ESTDEV – Eesti Rahvusvahelise Arengukoostöö Keskus.