E-arved

Mis on e-arve?

  • Masinloetav dokument, mis on koostatud ühtse standardi alusel ning mida saadetakse ühest tarkvarasüsteemist teise vältimaks arve maksmiseks käsitsi andmete sisestamist. 
  • Elektrooniline arve, mis luuakse, edastatakse ja säilitatakse elektroonilises keskkonnas ning mis ei ole ainult pilt ehk pdf-arve.

1. juulil 2019 jõustus raamatupidamise seaduse muutmise seadus, millega e-arvete kasutamine muutus avalikule sektorile kohustuslikuks – müüjad on kohustatud edastama vaid e-arveid.

Eesti kohaliku e-arve formaadi haldur on ITL ja siit saate lugeda täpsemat infot Eesti e-arve kohta.

E-arve operaatoritele saab esitada küsimusi e-arvete esitamise ja standardite  rakendamise kohta: earvekasutus@itl.ee   

10 e-arve müüti 

  1. Pdf-arved on e-arved – VALE
    E-arve on struktureeritud ja masintöödeldav, pdf-arve seda ei ole. Seetõttu on e-arve käsitlemine tunduvalt kiirem – teie partner ei pea arveandmeid käsitsi trükkima, ei tee arvet sisestades vigu ja te ei pea klaarima neid vigu. Samuti võtab arve menetlemine partneril vähem aega – saate raha õigeaegselt kätte. Ühtlasi saate olla kindel, et arve on kohale jõudnud (ei kao lihtsalt meili spämm-kausta) ja jääb alles elektroonne jälg (logi).
  2. E-arved võtavad raamatupidajatelt töö – VALE
    Iga töötaja tööaeg on oluline, e-arved muudavad arveldamise protsessid oluliselt kiiremaks ja lihtsamaks. E-arvete kasutuselevõtt aitab hoida kokku (raamatupidaja) tööaega nö tüütute töökohustuste arvelt – ei pea arveid taga ajama, klaarima ostjaga, kas on kätte saanud jne, vaid saab keskenduda oma põhitööle.
  3. Kui kasutad e-arveid, siis pdf- ja paberarveid enam vastu võtta ei saa – VALE
    Teil on kindlasti tarnijaid, kes ei saa saata korrektset e-arvet. Reeglina on tegu välistarnijaga. Sel juhul edastavad nad kas pdf- või paberarve, mille saab digitaliseerida (spetsiaalne OCR-tarkvara tuvastab andmed ja loob struktureeritud arve). Protsess on kallis, aeganõudev ja võib tekitada vigu, kuid erinevaid tehnoloogiaid kombineerides saate kõik oma arved viia ühtsele e-kujule.
  4. Igakuised kulud tõusevad – VALE
    Mikroettevõtetel on e-arvete saatmine ja vastuvõtmine tasuta e-arveldaja portaali kaudu. Portaalist www.banqup.ee saab arveid saata tasuta. Teistel ettevõtetel, kes kasutavad vastavat tarkvara, on püsikulu väike võrreldes tööaja kokkuhoiuga. Kui arve saatja loob endale võimaluse e-arveid saata, siis tal tekib ka endal võimalus e-arveid vastu võtta, mille läbi saab ta ise arvete menetlemise aega vähendada ja kulusid kokku hoida.
  5. E-arvetest võidavad ainult suured ettevõtted – VALE
    E-arvete kasutuselevõtt aitab nii väikestel kui suurtel ettevõtetel hoida kokku väärtuslikku aega – kiirem ja vähemate vigadega andmetöötlus.
  6. Kui teen raamatupidamist Excelis, siis ma e-arveid saata ei saa – VALE
    E-arvelduse aitab kasutusele võtta e-arve operaator või raamatupidamisbüroo või dokumendihaldustarkvara pakkuja, kelle teenuseid kasutate.
  7. E-arved puudutavad ainult ettevõtteid – VALE
    E-arve saajaks ei pruugi alati olla ettevõte.  Alates 1. juulist 2019 saab avalikule sektorile arveid saata ainult e-arvetes. E-arveid saavad kasutada kõik – era- ja avaliksektor, aga ka eraisikud, kes saavad tellida e-arve omale internetipanka. Lahenduse komplektsus sõltub konkreetse müüja võimalustest ja soovidest.
  8. E-arved on turvalisemad kui pdf- ja paberarved – ÕIGE 
    E-arve on oluliselt turvalisem kui pdf- või paberarve, sest e-arve liigub läbi operaatorite, mille tulemusel jääb maha logi arve saatmisest. Andmekadu on minimeeritud.
  9. E-arvete sisu on krüpteeritud – ÕIGE
    E-arve saatmine operaatori võrgustikus on turvaline, kuna andmed liiguvad krüpteeritud kanalis, arvetele ligipääs on piiratud kasutajaõigustega. Erinevate operaatorite turvalisuse taseme kohta uurige operaatoritelt (kui te täna saadate oma ärisaladusi ERP-ist või meili teel, siis on vaja vastuseid täpselt samadele küsimustele). 
  10. E-arvetel on erinevad standardid – ÕIGE
    Eesti raamatupidamisseadus toob välja kaks standardit: 1) Eesti e-arve standard (EVS 923:2014/AC:2017) ning Euroopa e-arve standard EN16931 (.EVS-EN 16931-1:2017+A1:2019/AC:2020).

Mida e-arvete puhul silmas pidada VKE-l ja suurettevõttel? 

Väike ja keskmise suurusega ettevõtted (VKE)

  • Iga töötaja tööaeg on oluline, e-arved muudavad arveldamise protsessid oluliselt kiiremaks ja lihtsamaks. 
  • Raamatupidamise kuu aruandlus suletakse õigeaegselt. 
  • Ettevõte ei jää võlgu, kuna arved ei lähe kaduma ja neid ei unustata tasuda. 
  • VKE juht saab kiiresti ülevaate kohustustest ja tegelikult olemasolevatest vahenditest. 
  • On täielik ülevaade arvete saatjatest ning võrdlemise võimalus. 
  • E-arve saatmine on viisakas ja annab konkurentsieelise. See näitab et VKE hoolib oma kliendist (kinkides saajale aega).
  • E-arve keskkonnas saab arveid lihtsamalt teha kui Wordis/Excelis.
  • Saatja muutub ise ka vastuvõtjaks ning saavutab seeläbi kokkuhoiu.
  • Laekumise tõenäosus on suurem. E-arvete (operaatorteenuse) puhul liigub info mööda turvatud kanaleid ja maha jääb logi. Pole võimalik väita, et arve jäi tasumata, kuna see sattus meili spämm-kausta. 
  • Suureneb arve tasumise kiirus – partner saab e-arvet kohe töötlema hakata (ta ei pea enam andmeid eraldi raamatupidamisprogrammi sisestama). Kiirem töötlus – õigeaegne arve tasumine.
  • Vigade vähenemine – e-andmevahetuse abil liigub info automaatselt ja tekib vähem hooletusvigu (arvet ei tule uuesti sisestada). Vähem vigu tähendab mõlema osapoole jaoks vähem tüütut selgitamist.

Suurettevõtted

  • Nõudke partneritelt e-arveid. 
  • Teavitage asutusi, et ettevõte arveldab nüüdsest ainult e-arvetega. 
  • Muutke oma arvete ettevõttesisene haldus digitaalseks.
  • Juhtimisotsusteks vajaliku teabe saab kiiremini kokku (juhtimisotsused +1 päev perioodi lõpust seisuga).
  • Sisekontroll ja audit muutuvad lihtsamaks ja tõhusamaks.

KKK: E-ARVED

Kas e-arve kasutuselevõtt (saatmise ja vastuvõtmise teenusega liitumine) on kallis? Kui palju see kuus maksab?
Kui olete mikroettevõte, siis saate kasutusele võtta riigi loodud tasuta võimaluse e-arvete saatmiseks ja vastuvõtmiseks (e-arveldaja). Esimene aasta on teile tasuta. Edasi juba vastavalt teie soovidele ja vajadustele. Kui olete VKE või suurettevõte ja tahate e-arveid saata otse majandustarkvarast, siis ERP ei pruugi liidestumise eest tasu võtta (võimalik, et e-arvete kasutamine sisaldub juba teenuse hinnas). Operaator ka ei pruugi tasu küsida. Soovitav on pakkumised võtta kõikidelt Eestis tegutsevatelt e-arve operaatoritelt ja raamatupidamistarkvara pakkujatelt (näiteks Finbite, Unifiedpost, Telema, E-arveldaja, Directo, Merit).  

Millistel juhtudel ja milliste partnerite vahel on e-arveldus kohustuslik?
E-arveldus on hea tava iga partneriga. Täna on B2B (ärilt-ärile) e-arve saatmine vabatahtlik kõigile turuosalistele, kuid avalikust sektorist kliendile on e-arve saatmine kohustuslik. See tähendab, et kui ettevõtte esitab riigiasutusele (s.h kohalikule omavalitsusele) teenusarve, siis see arve peab olema vastavalt raamatupidamisseadusele e-arve – kas Eesti e-arve standard või EU standard EN16931.

Miks ma pean e-arvete kasutuselevõtmiseks liituma e-arve operaatoriga?
E-arve operaatoriga ei ole tingimata vaja liituda. Mitmed raamatupidamistarkvarad pakuvad juba täna e-arveldust oma põhiteenuse osana. Sellisel juhul on teie raamatupidamis- või majandustarkvara pakkuja ise operaatoriga kokkuleppe sõlminud ning te jääte suhtlema oma tarkvara toega. Operaatoriga liitumine on mõistlik juhul, kui arveid on suuremas mahus ning arveldust on mitmes suunas: B2B, B2G, B2C ning ka piiriüleselt. Lisaks ei pea te e-arve operaatoriga liitudes muretsema erinevate andmesidekanalite arendamise ja käigus hoidmise pärast, kuna üks liitumine annab teie käsutusse kogu operaatori (ja tema rändluspartnerite) partnerite võrgustiku. Tänu operaatorile saate arveid saata oma vormingus, e-arve operaator hoolitseb selle eest, et need konverteerida vastuvõtjale sobivasse formaati. 

Kuhu ma pean pöörduma, kes aitab mul e-arveldust kasutusele võtta?
E-arvelduse aitab kasutusele võtta e-arve operaator või teie raamatupidamisprogramm või raamatupidamisbüroo või dokumendihaldustarkvara pakkuja, kelle teenuseid kasutate. E-arve operaatoritele saab esitada küsimusi e-arvete esitamise ja standardite  rakendamise kohta: earvekasutus@itl.ee